Wist je dat er software bestaat die de volledige administratie van aankoop, verkoop en boekhouding van schoolbesturen automatiseert en stroomlijnt? Bij Ter Groene Poorte in Brugge werken ze er al jaren mee en het maakte hun leven er een pak eenvoudiger op. Niet in het minst van algemeen directeur Iris Cornette.   

Ter Groene Poorte is één van de bekendste hotelscholen in België. Maar Ter Groene Poorte is veel meer dan een hotelschool. Het is een uitgebreide groep met verschillende vestigingen en activiteiten. Het domein achter het station van Brugge alleen al huisvest vijf scholen en internaten. Daarnaast zijn er ook nog een slagerij en een bakkerij, drie restaurants en een Food Academy waar mensen uit de horeca-wereld zich verder kunnen professionaliseren.

Van een centimeters dikke stapel facturen op vrijdag

Het hoeft dan ook niet te verbazen dat het financieel beheer bij Ter Groene Poorte een vette kluif is. Toen Iris in 2017 bij Ter Groene Poorte aan de slag ging, kreeg ze elke vrijdag een stapel van een vijftal centimeter aan facturen om goed te keuren. Los van het feit dat het om een grote stapel papier ging die ze elke week weer op haar bord kreeg, voelde Iris zich niet comfortabel bij het proces an sich. “Ik miste informatie”, aldus Iris. “Ik kon niet alle facturen aan een specifiek project of bestelling linken, waardoor ik het gevoel kreeg blind te moeten valideren.”

En dus ging Iris op zoek naar een oplossing. “Ik wilde een systeem dat de financiële administratie van al onze activiteiten centraliseert en waarin alle facturen perfect traceerbaar zijn, zodat er een duidelijke basis is om ze al dan niet goed te keuren”, legt Iris uit. “Zo’n systeem bespaart me niet alleen heel wat tijd, het schept ook de mogelijkheid om proactief budgetten te definiëren en te beheren.”

Naar een geautomatiseerd financieel beheer op maat

Al deze voorwaarden zag Iris vervuld tijdens een presentatie van Stefaan Missiaen van InteGreat. Iris: “Stefaan gaf toen in onze buurt een presentatie over het project dat ze met InteGreat hadden gerealiseerd bij de hotelschool in Kortrijk. Een betere match kon ik me niet dromen. Niet alleen sloot het referentiekader perfect aan bij Ter Groene Poorte, het project zelf was exact waar ik naar op zoek was. We zijn dan ook meteen ingestapt.”

In eerste instantie rolde InteGreat de softwareoplossingen ProCure en Financials uit bij Ter Groene Poorte, om het volledige aankoop- en boekhoudproces te automatiseren. Enkele jaren later werd met de implementatie van INIS ook het volledige beheer van evenementen, opleidingen, seminaries en andere activiteiten geautomatiseerd, inclusief naadloze integratie van leerlingenrekeningen en debiteurenbeheer.

Meer grip voor een gerust gemoed

Na al die jaren is Ter Groene Poorte nog steeds enthousiast over de softwareoplossingen van InteGreat. “De zware vrijdagen zijn verleden tijd. Ik beslis nu zelf wanneer ik facturen goedkeur of budgetten check”, zegt Iris. “Bovendien kan ik nu met een gerust gemoed snel financiële beslissingen nemen. Onze systemen sluiten elke mogelijke vorm van subjectiviteit uit. Iedereen werkt in hetzelfde systeem, op dezelfde manier, met dezelfde informatie: er kunnen bijna geen nevenstromen meer ontstaan. Kortom, we hebben meer grip op ons financieel beheer, waardoor we niet meer voor verrassingen komen te staan.”

Continue verbetering via innovatiepanels

De softwareoplossingen van InteGreat sluiten bovendien perfect aan bij de specifieke leefwereld van schoolbesturen en onderwijsinstellingen. Dat is niet alleen te danken aan de specifieke kennis en jarenlange ervaring van de professionals bij InteGreat. InteGreat betrekt ook haar klanten bij de verdere ontwikkeling van hun softwareoplossingen. “Tijdens innovatiepanels toetsen de experten van InteGreat nieuwe ideeën af bij ons en krijgen we de kans om ze mee uit te testen, feedback te geven en zelf ideeën aan te reiken. Zo kan InteGreat hun fantastische softwareoplossingen nog verder verfijnen. En daar werken we graag aan mee.”