Hoe kan je als scholengroep alle aankopen, facturatie en de bijbehorende boekhouding stroomlijnen en toch de individuele eigenheid van elke entiteit bewaren? De katholieke scholengroep Sint-Quintinus in Limburg bewijst dat het kan. Samen met Integreat.
Scholengroep Sint-Quintinus is één van de grootste in Limburg. Ze telt meer dan 7.000 leerlingen verspreid over acht scholen en twee internaten in Hasselt en Zonhoven. De scholengroep is het resultaat van een grootschalige fusie in het najaar van 2020, met als doel nauwer samen te werken om zo schaalvergroting te realiseren.
Vanuit die optiek begon de scholengroep al kort na de fusie na te denken over de automatisering van haar financiële administratie. “Na een analyse van de softwaremarkt bleek dat Integreat een geïntegreerde softwareoplossing in huis heeft die alle processen van de boekhouding, de facturatie en de aankopen automatiseert. En dat nog eens specifiek op maat van schoolbesturen. Onze keuze was dan ook snel gemaakt”, herinnert Nancy Albergs, Diensthoofd Financiën van de scholengroep zich.
Analyse van de aankoopprocessen
Vóór Integreat aan de slag ging met de installatie van de softwareoplossing namen hun consultants eerst de financiële processen onder de loep. “We gaven de Integreat-consultants de opdracht om de decentrale processen in kaart te brengen en een voorstel voor één uniforme werkwijze voor alle aankoopprocessen binnen onze scholengroep uit te werken”, licht Nancy toe.
Het resultaat is een configuratie waarbij binnen eenzelfde dossier voor elke entiteit dezelfde goedkeuringsdrempels, budgetlogica en workflow van toepassing zijn. Met één uitzondering. Voor de technische richtingen werden meer tussenstappen in de workflow ingericht. Zo moeten bepaalde aankopen daar worden goedgekeurd door de technisch adviseur of technisch adviseur coördinator.
Eenvoudige facturatie
Naast het aankoopbeheer verzorgt de Integreat-oplossing ook de facturatie. Alle scholen binnen de scholengroep gebruiken de software voor hun leerlingenfacturatie. Er werden bovendien extra school-specifieke facturatiemogelijkheden ingebouwd, zoals voor het internaat.
Daarnaast werden diverse sjablonen aangemaakt voor facturen, aanmaningen, communicaties, enz. elk met het specifieke logo van de school of het internaat en de bijbehorende contactgegevens van de lokale contactpersonen. Al deze documenten worden ook verzonden vanuit een schooleigen e-mailadres.
Specifieke rolverdeling
Momenteel werken bijna 1.500 medewerkers van de scholengroep in de Integreat-software. Al deze gebruikers hebben uiteraard niet dezelfde rechten en rollen binnen de softwareomgeving. “Per entiteit zijn verschillende functies, filters en mogelijkheden zichtbaar naargelang de rechten en rollen die de persoon in kwestie heeft. Op die manier krijgen gebruikers enkel te zien wat nodig is voor het uitvoeren van hun rol”, legt Nancy uit.
Die rollen zijn bovendien aanpasbaar. “Gebruikersrechten aanpassen, rollen toevoegen, zelfs de workflow wijzigen: daarvoor hoeven we niet bij Integreat aan te kloppen”, voegt Nancy toe. “Dankzij de opleiding van Integreat kunnen we dit zelf. En als we toch nog met een vraag zitten, kunnen we steeds rekenen op de ondersteuning van hun helpdesk en consultants.”
Uitmuntende service
Waarvoor doet de scholengroep wel nog een beroep op de experten van Integreat? Voor de typische technische dienstverlening, zoals het onderhoud van het systeem, back-ups, de installatie van nieuwe versies en updates, opschaling in het geval van extra belasting, enz.
Die dienstverlening en ondersteuning is ook vastgelegd in een Support Level Agreement. Daarin zijn de gegarandeerde responstijden vastgelegd, en dat na afstemming met de SLA-behoeften van de scholengroep.
Continue updates en uitbreidingen
Daarnaast roept de scholengroep Sint-Quintinus regelmatig de hulp van Integreat in om het systeem verder uit te breiden. Zo zijn er na de oorspronkelijke installatie nog verschillende aanvullingen geïmplementeerd.
In 2021 was scholengroep Sint-Quintinus bijvoorbeeld het eerste schoolbestuur in Vlaanderen om de grondige uitbreiding van de debiteurenbeheermodule van Integreat in gebruik te nemen.
Een jaar later werd specifiek voor de technische scholen de module ‘Externe Artikelen’ ingevoerd. Deze module automatiseert de logistieke flow en het voorraadbeheer.
Vandaag bekijkt de scholengroep om ook Integreat INIS.web te implementeren. Deze extensie laat onder meer toe om online in te schrijven voor facultatieve studiereizen. Bovendien biedt het ouders een online platform waarop ze hun rekeningen kunnen raadplegen.
Kortom, de softwareoplossing van Integreat is een vaste waarde geworden binnen de financiële werking van scholengroep Sint-Quintinus.
